Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan
Friday 13 September 2019
Add Comment
Project Management Plan (PMP) atau manajemen proyek ini sendiri berisikan mengenai rencana – rencana dan keputusan suatu proyek yang akan dijalankan. Jika dilihat secara sederhana maka isi dari manajemen proyek berupa 4 W (Why, What, Who, When) dan 1H (How).
Project management plan juga dianggap sebagai living document yang berarti apabila terdapat perubahan pada rencana proyek pada saat sedang berjalan, maka manajemen proyek juga wajib untuk diupdate atau diubah.
Lalu kenapa ya, PMP dianggap sangat penting bagi sebuah perusahaan?
Karena manajemen proyek haruslah dipandang sebagai suatu alat yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melaksanakan proyek proyek yang ditunjuk secara efektif dan juga efisien akan tetapi tentu penggunaan alat ini tidak secara otomatis bisa menjamin keberhasilan proyek, selain itu PMP juga dapat digunakan sebagai alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan mempunyai kompetensi untuk menerapkannya.
Proses Pembuatan Project Management Plan
Untuk membuat PMP biasanya dibuat oleh seorang manajer proyek yang kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder dan dijadikan sebagai dasar rencana dari suatu proyek, apabila terdapat perubahan maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan di antara project actual dengan project baseline, setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project manajemen plan maka akan dilanjutkan dengan diadakannya kick – off meeting untuk memulai proyek secara resmi.
Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memberitahukan pada stakeholder, jika secara resmi proyek akan dijalankan dan dapat memberikan gambaran pada setiap stakeholder tentang aktivitas apa saja yang nantinya akan dilakukan, mulai dari proyek kecil hingga proyek besar.
Isi Project Management Plan
Sebelum memulai suatu proyek maka seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting salah satunya seperti project charter dan project management plan dan akan meminta penjelasan secara menyeluruh mengenai isi dari proyek. Tujuannya adalah untuk menilai kesiapan dari seluruh stakeholder di dalam menjalankan suatu proyek.
Project management plan ini sendiri mempunyai baseline yang akan dibuat di dalam fase perencanaan, yang di antaranya adalah scope baseline yang berisi mengenai project scope statement, WBS, dan WBS dictionary, kemudian yang kedua ada schedule baseline yang berisikan mengenai project schedule yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas, dan yang tarakhir adalah cost baseline yang berisikan project budget.
Ketiga baseline ini sendiri juga disebut dengan Performance Measurement Baseline, karena biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan di antara proyek yang sedang dijalankan dengan baseline tersebut, sehingga performance tersebut nantinya akan menjadi laporan pada stakeholder tentang proyek, apakah masih in scope atau out scope dan apakah under, within atau pun over budget, dan selain itu juga apakah behind, on, atau ahead schedule.
Jika terjadi perubahan maka setiap perubahan yang terkait dengan baseline selama executing dan monitoring & controlling, maka perubahan itu pun akan masuk ke dalam change control system apabila telah disetujui maka manajer proyek pun akan dapat meng-update baseline di dalam manajemen proyek.
Dasar Pembuatan Project Management Plan
Teknik dan juga alat yang digunakan dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek sendiri terdapat dua yakni expert judgement dan facilitation techniques.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini merupakan beberapa dasar yang ada di dalam pembuatan rencana manajemen yang harus diperhatikan.
1. Project charter digunakan untuk menjadi titik mula sebagai perencana awal di dalam initiating prosess group.
2. Output from other processes yang merupakan semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output yang terdapat pada proses perencanaan lainnya yang akan menjadi inpur terhadap proses ini.
3. Enterprise environmental factors yang merupakan standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, managemen practices, infrastruktur dan juga administrasi personil.
Secara umum project Managemen Plan ini memiliki tujuan untuk kegiatan yang dilakukan dapat mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditargetkan oleh sebuah perusahaan dan dalam pengerjaannya dibutuhkan berbagai macam hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lain sebagainya.
Project management plan juga dianggap sebagai living document yang berarti apabila terdapat perubahan pada rencana proyek pada saat sedang berjalan, maka manajemen proyek juga wajib untuk diupdate atau diubah.
Lalu kenapa ya, PMP dianggap sangat penting bagi sebuah perusahaan?
Karena manajemen proyek haruslah dipandang sebagai suatu alat yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melaksanakan proyek proyek yang ditunjuk secara efektif dan juga efisien akan tetapi tentu penggunaan alat ini tidak secara otomatis bisa menjamin keberhasilan proyek, selain itu PMP juga dapat digunakan sebagai alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan mempunyai kompetensi untuk menerapkannya.
Proses Pembuatan Project Management Plan
Untuk membuat PMP biasanya dibuat oleh seorang manajer proyek yang kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder dan dijadikan sebagai dasar rencana dari suatu proyek, apabila terdapat perubahan maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan di antara project actual dengan project baseline, setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project manajemen plan maka akan dilanjutkan dengan diadakannya kick – off meeting untuk memulai proyek secara resmi.
Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memberitahukan pada stakeholder, jika secara resmi proyek akan dijalankan dan dapat memberikan gambaran pada setiap stakeholder tentang aktivitas apa saja yang nantinya akan dilakukan, mulai dari proyek kecil hingga proyek besar.
Isi Project Management Plan
Sebelum memulai suatu proyek maka seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting salah satunya seperti project charter dan project management plan dan akan meminta penjelasan secara menyeluruh mengenai isi dari proyek. Tujuannya adalah untuk menilai kesiapan dari seluruh stakeholder di dalam menjalankan suatu proyek.
Project management plan ini sendiri mempunyai baseline yang akan dibuat di dalam fase perencanaan, yang di antaranya adalah scope baseline yang berisi mengenai project scope statement, WBS, dan WBS dictionary, kemudian yang kedua ada schedule baseline yang berisikan mengenai project schedule yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas, dan yang tarakhir adalah cost baseline yang berisikan project budget.
Ketiga baseline ini sendiri juga disebut dengan Performance Measurement Baseline, karena biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan di antara proyek yang sedang dijalankan dengan baseline tersebut, sehingga performance tersebut nantinya akan menjadi laporan pada stakeholder tentang proyek, apakah masih in scope atau out scope dan apakah under, within atau pun over budget, dan selain itu juga apakah behind, on, atau ahead schedule.
Jika terjadi perubahan maka setiap perubahan yang terkait dengan baseline selama executing dan monitoring & controlling, maka perubahan itu pun akan masuk ke dalam change control system apabila telah disetujui maka manajer proyek pun akan dapat meng-update baseline di dalam manajemen proyek.
Dasar Pembuatan Project Management Plan
Teknik dan juga alat yang digunakan dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek sendiri terdapat dua yakni expert judgement dan facilitation techniques.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini merupakan beberapa dasar yang ada di dalam pembuatan rencana manajemen yang harus diperhatikan.
1. Project charter digunakan untuk menjadi titik mula sebagai perencana awal di dalam initiating prosess group.
2. Output from other processes yang merupakan semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output yang terdapat pada proses perencanaan lainnya yang akan menjadi inpur terhadap proses ini.
3. Enterprise environmental factors yang merupakan standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, managemen practices, infrastruktur dan juga administrasi personil.
Secara umum project Managemen Plan ini memiliki tujuan untuk kegiatan yang dilakukan dapat mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditargetkan oleh sebuah perusahaan dan dalam pengerjaannya dibutuhkan berbagai macam hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lain sebagainya.
0 Response to "Peran Penting Project Management Plan bagi Perusahaan"
Post a Comment